Bei der Vorbereitung und Planung einer Veranstaltung sollte an jedes Detail gedacht
werden. Folgende Checkliste hilft Ihnen, wichtige Fragen im Vorfeld bzw. mit uns
gemeinsam zu klären.
Allgemeines
· Was für eine Veranstaltung planen Sie?
· Welche Bedeutung hat diese Veranstaltung für Ihr Unternehmen?
· Wann beginnt und wann endet die Veranstaltung?
· Wie viele Teilnehmer erwarten Sie?
· Wer ist Ihr Ansprechpartner im comcenter Brühl bzw. bei den Bachmann Hotels?
Ablauf
· Wie erfolgt die Anreise der Tagungsteilnehmer?
· Wie viele Parkplätze benötigen Sie?
· Welcher Empfang ist geplant, Sekt- oder Cocktailempfang?
· Brauchen Sie einen Welcome Desk oder internen Check-In?
· Werden Namensschilder benötigt – wer erstellt diese?
· Wie soll der Raum bestuhlt werden?
· Welche Tagungstechnik soll bereitstehen?
· Wünschen Sie ein Rednerpult oder ein Präsidium?
· Werden die Tagungsgetränke im oder vor dem Veranstaltungsraum gewünscht?
· Sollen Aschenbecher eingedeckt werden?
· Wie soll der Raum dekoriert werden – wer übernimmt die Dekoration?
· Wird eine musikalische Umrahmung gewünscht?
· Benötigen Sie eine Bühne und/oder Tanzfläche?
Verpflegung
· Wird ein extra Frühstück (vom Buffet) gewünscht?
· Wie, wann und wo sollen die Kaffeepausen durchgeführt werden?
· Welches Pausen-Arrangement wünschen Sie?
· Wird zum Mittagessen ein Menü oder ein Lunch-Buffet bevorzugt?
· Wird zum Abendessen ein Menü oder ein Dinner-Buffet bevorzugt?
· Wieviel Zeit planen Sie für das Mittagessen/Abendessen ein?
· Soll es einen Aperitif oder Digestif geben?
· Wer trägt die Kosten für die Getränke zum Mittagessen/Abendessen?
· Gibt es Vegetarier unter Ihren Gästen?
Unterbringung der Gäste
· Welches Hotel der Bachmann Hotels wird für Ihre Buchung gewünscht?
· Wie viele Gäste übernachten in Einzel- und in Doppelzimmern?
· Benötigt der Referent eine Übernachtung?
· Wie sind die konkreten An- und Abreisedaten?
· Liegt eine aktuelle und vollständige Namensliste vor?
· Wer benötigt Raucher- und wer Nichtraucherzimmer?
· Wünschen Sie Besonderheiten auf dem Zimmer (V.I.P. Treatments etc.)?
· Gibt es Allergiker unter den Gästen oder gehbehinderte Personen?
Sonstiges
· Soll es ein Rahmenprogramm zur Veranstaltung geben (siehe Tagungstipps)?
· Wird ein Transfer benötigt?
· Brauchen Sie spezielle Anschlüsse für Elektroanlagen o.ä.?
· Wird Tagungsmaterial vor der Veranstaltung angeliefert?
Rechnung
· Wie und wann erfolgt die Zahlung?
· Welche Leistungen zahlt der Veranstalter auf Rechnung und welche die Gäste selbst?
· Ist die Rechnungsadresse gleich der Veranstalteradresse?
